El Departamento de Obras Públicas de Topeka, Kansas, utiliza ArcGIS Insights para organizar y presentar información presupuestaria
El Departamento de Obras Públicas de la ciudad de Topeka, Kansas, diseña, construye, renueva y opera proyectos públicos. Estos van desde puentes, señales de tráfico y árboles de propiedad de la ciudad, hasta calles, veredas, parquímetros y garajes. El departamento se esfuerza por entregar programas y proyectos que mejoren la salud pública y la calidad de vida de todos los residentes y visitantes de Topeka.
Debido a que el departamento depende de fondos públicos, debe recopilar y compartir datos precisos sobre sus programas y proyectos para permitir que los líderes tomen decisiones informadas sobre cómo se gastan los fondos, así como para aumentar la transparencia con el público. El seguimiento de esta información es responsabilidad de la división del grupo de soporte técnico (TSG) del departamento.
La ciudad de Topeka se está embarcando en un gran programa de gestión de activos que utilizará ArcGIS Insights para rastrear el estado de todos los activos de la ciudad y unir esa información a otros datos en su plataforma GIS empresarial.
Hacia fines de 2019, el TSG decidió actualizar la forma en que muestra la información presupuestaria del Departamento de Obras Públicas. Quería hacer esto de una manera clara para que el público pudiera entender dónde se asignan los fondos y otros pudieran ver más fácilmente cómo se distribuyen las finanzas entre varios departamentos. La división eligió utilizar ArcGIS Insights por sus capacidades analíticas avanzadas y sus atractivas pantallas visuales.
Necesidad de compartir información financiera
Según el gerente de la división de TSG, Brandon Bayless, varias divisiones y departamentos dentro de la ciudad de Topeka no estaban compartiendo información financiera, lo que significaba que probablemente no había conversaciones más amplias acerca de los datos. Esto dificultó la colaboración de diferentes unidades y la obtención de los detalles que necesitaban para tomar decisiones basadas en datos. Es más, los residentes no tenían una buena idea de cómo se utilizaban los fondos públicos.
“Para la ciudad, ha habido un gran impulso para tener información confiable, oportuna y precisa [para ayudar] a tomar mejores decisiones basadas en datos de soporte”, dijo Bayless. «Mucha de la información no necesariamente se estaba compartiendo o analizando». Los datos estaban allí, dijo, pero ¿los diversos departamentos podían inferir algo de ellos?
Bayless explicó que ArcGIS Insights terminó siendo una gran solución a este problema porque tenía todas las herramientas que el TSG necesitaba para mostrar datos en una plataforma basada en web. Darren Haag, arquitecto de soluciones de la división TSG, estuvo de acuerdo.
“Cuando estaba revisando y construyendo diferentes piezas para datos abiertos, sabía que quería utilizar ArcGIS Insights y pensé que los presupuestos eran una buena [manera] de usarlo”, dijo Haag. «Aunque no necesariamente necesitamos mapear esos datos, sentí que ArcGIS Insights es una poderosa aplicación de tipo inteligencia de negocios, que podríamos usar para datos financieros».
Con ArcGIS Insights, el TSG puede obtener información que, cuando se aplica a situaciones del mundo real, le da a la ciudad una imagen más holística de lo que está sucediendo.
«Todo lo que se hace en la ciudad, ya sea arreglar baches o reparar roturas de cañerías de agua, tiene una ubicación», dijo Bayless. «Poder analizar eso y mostrarlo a las personas en un mapa o [proporcionar] información [visualmente] es extremadamente beneficioso».
Más que números en una hoja de cálculo
Con ArcGIS Insights, la división TSG puede proporcionar a los empleados de la ciudad y al público algo más que números en una hoja de cálculo. Puede presentar información visualmente, lo que facilita su comprensión.
Dentro del Departamento de Obras Públicas, ArcGIS Insights ha mejorado la recopilación y el análisis de datos. Según Bayless, los gerentes solían pasar la mayor parte del día tratando de acceder y extraer datos utilizando el software financiero de la ciudad, que producía hojas de cálculo e informes de texto estándar. Les tomó de una hora a una hora y media extraer los datos, crear un archivo ZIP y publicarlo en un sitio FTP. Ahora, sin embargo, los administradores pueden recopilar fácilmente cualquier dato solicitado por el público, los miembros del concejo de la ciudad u otros, y ponerlo a disposición para su descarga a través de un enlace en el sitio web de datos abiertos de la ciudad.
“ArcGIS Insights reduce el tiempo necesario para extraer datos. Ahora se ha vuelto una respuesta de correo electrónico muy simple «, dijo Bayless. «Esta es una de esas eficiencias que hace que las cosas funcionen mejor porque no tenemos que presionar a nadie para que haga todo este trabajo manual».
Tener información presupuestaria disponible en Insights permite a los gerentes de división realizar un mejor seguimiento de los gastos y analizar las tendencias.
Si bien el Departamento de Obras Públicas todavía está en el proceso de configurar ArcGIS Insights en su plataforma GIS empresarial interna, ya se está dando cuenta de lo beneficiosa que es esta aplicación de análisis.
“En el poco tiempo que hemos estado usando ArcGIS Insights, se ha hecho evidente con cuánta más eficiencia se utilizará nuestro tiempo para explorar y analizar nuestros datos”, dijo Bayless.
El Departamento de Obras Públicas está empleando ArcGIS Insights para albergar los presupuestos y los datos financieros de tres de sus divisiones. Esto ha ahorrado tiempo y ha mejorado la precisión. La facilidad de entrada y análisis de datos ha permitido a los gerentes de división realizar un mejor seguimiento de sus gastos reales, analizar tendencias y encontrar áreas donde se necesitan fondos adicionales o donde se pueden reducir los presupuestos.
“Los datos y análisis que proporcionamos con ArcGIS Insights, o que empoderamos a otros departamentos para que los utilicen, los ayudan a tomar mejores decisiones, lo que beneficia a la comunidad”, dijo Bayless.
Para los residentes, tener acceso a los llamativos cuadros, gráficos y tablas de ArcGIS Insights les permite encontrar respuestas a sus preguntas. Esto libera al personal de la ciudad para que pueda concentrarse en los servicios que brindan.
Haag dijo que ArcGIS Insights es más fácil de usar y está mejor organizado que otras herramientas que probó el departamento. Si bien cree que podría generar más preguntas de los residentes una vez que revisen los datos, Haag agradece esas preguntas porque ayudan al personal a saber qué es importante para las personas.
“Posiblemente ven tendencias o miran cosas y hacen preguntas como: ¿Por qué esto muestra eso? o ¿Por qué no están haciendo algo aquí?” dijo Haag. “Se abre esa línea de comunicación, lo que puede ayudar a que la organización funcione mejor”.
“Podemos brindar servicios a los residentes de manera más eficaz y eficiente”, agregó Bayless.
ArcNews
Esri Inc.
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