¿Qué debe hacer el gobierno de una gran ciudad cuando se entera de que el software crítico utilizado en más de 30 departamentos por más de 1000 empleados va a ser retirado?
Esa era la pregunta que enfrentaba la ciudad de Austin, Texas, EE. UU., en marzo de 2019 cuando Esri anunció que ArcMap, parte de ArcGIS Desktop, sería retirado (la fecha de retiro es actualmente marzo de 2026).
Austin, la undécima ciudad más grande de EE. UU. y hogar de la influyente Conferencia South by Southwest, tiene una sólida reputación por la innovación tecnológica y la colaboración. La ciudad decidió comenzar la transición desde ArcMap de inmediato.
“El pensamiento general era: ‘Vamos a tener que cambiarnos a ArcGIS Pro, entonces, ¿por qué posponerlo?’”, dijo Shanon Sims, gerente de proyectos de TI en la división de Servicios Geoespaciales Empresariales de Administración de Comunicaciones y Tecnología (CTM) de Austin.
Austin lanzó su Proyecto de Modernización GIS de tres fases en toda la ciudad para minimizar futuras interrupciones y aprovechar las nuevas capacidades de ArcGIS para crear un entorno de intercambio de datos más colaborativo. El objetivo principal del proyecto es migrar a todos los usuarios GIS de ArcMap para marzo de 2023. El proyecto también incluye la actualización de servidores GIS y geodatabases corporativas a ArcGIS Enterprise.
La Junta de Gobierno de Administración de Información Geoespacial de Austin y CTM están guiando el esfuerzo. Cada departamento participante tiene un patrocinador ejecutivo y un único punto de contacto GIS, o SPOC. A pesar de la gran escala del proyecto, no utiliza un enfoque único para todos. Cada departamento tiene necesidades y supervisión únicas en su parte de la migración.
“Es un plan flexible”, dijo Sims.
La planificación se pone en marcha
Como miembro del Programa Advantage, Austin tiene acceso a los expertos de Esri Services en todos los aspectos de las implementaciones GIS complejas, tanto técnicas como humanas. Cuando comenzó el Proyecto de Modernización GIS, los patrocinadores del departamento completaron una serie de evaluaciones de implementación.
Una evaluación reveló que, debido en parte a la cantidad de personas y departamentos afectados, es posible que algunos usuarios GIS no adopten de inmediato los cambios relacionados con la migración. Cuando las personas son ambivalentes acerca de los cambios que afectan su trabajo diario, o incluso se resisten a ellos, aumentan los riesgos de tasas más lentas de adopción de tecnología y retrasos en los hitos del proyecto.
El enfoque proactivo de Austin para la migración tiene como objetivo aprovechar los beneficios comerciales de la infraestructura GIS moderna más rápidamente. Alinear los objetivos técnicos con los objetivos centrados en las personas fue un paso lógico para impulsar el éxito del proyecto. Se contrató al consultor de Esri Michael Green para llevar a cabo actividades de gestión del cambio centradas en las personas.
“El lado humano del proyecto de modernización es tan importante como asegurarse de que las soluciones técnicas sean sólidas”, dijo Green.
Seis departamentos de la ciudad participaron en la fase 1 del proyecto, que incluía la gestión del cambio. Green dirigió a los patrocinadores y partes interesadas del departamento a través de un taller de preparación para el cambio, en el que los participantes documentaron los resultados comerciales estratégicos que sus departamentos lograrían a partir del proyecto de tecnología.
Esos resultados comerciales se traducirían en puntos de mensajes clave y se integrarían en planes detallados de comunicación y gestión de cambios para cada departamento.
Poner en acción un plan de personas
El estatuto del Proyecto de Modernización GIS establece que el 100 por ciento de los usuarios de ArcMap de Austin recibirán una solución GIS moderna. Antes de que el equipo pudiera determinar la solución GIS adecuada para cada usuario de ArcMap, tenían que identificar todos los flujos de trabajo, aplicaciones y versiones de software GIS en uso en toda la ciudad.
Originalmente, se pensó que la cantidad de usuarios de ArcMap era de 1200, pero más tarde, a través de los datos y las listas de instalación de ArcGIS License Manager, el equipo descubrió que la cantidad real era de aproximadamente 1400. Para determinar la solución adecuada para cada usuario de ArcMap, CTM examinó los datos de uso de la licencia de ArcMap para determinar el nivel de actividad del usuario en cada departamento.
“Tuvimos que definir usuarios avanzados versus usuarios ligeros y todas las variaciones a lo largo del espectro”, dijo Sims. El equipo decidió que los usuarios avanzados (aquellos que realizan análisis geoespaciales y flujos de trabajo avanzados) migrarían a ArcGIS Pro, y los usuarios ligeros (aquellos que utilizan principalmente ArcMap para la visualización) cambiarían a ArcGIS Online.
La importancia de la capacitación
Con una ruta de migración clara para cada usuario de ArcMap, se volvió imperativo brindarles a las personas el soporte que necesitarían para ser productivos con su nueva solución GIS.
“Tenemos un plan general para migrar a todos los usuarios GIS de la Ciudad de Austin, pero departamento por departamento, eso es diferente”, dijo Sims. “Cuando analizamos las necesidades iniciales, nos dimos cuenta de que la capacitación era una parte importante de la gestión del cambio y del esfuerzo de migración”.
De hecho, la capacitación es un componente clave de todo plan de gestión del cambio centrado en las personas. Apoyar a las personas con recursos adaptados a sus necesidades es una forma eficaz de generar confianza en que se puede lograr el cambio.
La consultora de capacitación de Esri, Tamara Adamson, trabaja con Sims en recomendaciones de cursos y planes de capacitación. Se asignaron créditos EAP para que los usuarios GIS asistieran a clases dirigidas por un instructor, y los recursos de aprendizaje electrónico de Esri se utilizan mucho.
Adamson está impresionada con el compromiso de Austin y el enfoque detallado de la capacitación. “La ciudad está por delante de la curva”, dijo. “Se han vuelto muy específicos al identificar a las personas que necesitan capacitación dirigida por un instructor y aquellas que necesitan aprendizaje electrónico. Han sido muy decididos al respecto”.
Adamson comparte informes de uso de la capacitación con Sims y ayuda con planes de aprendizaje personalizados que los gerentes pueden asignar a las personas a través de Esri Academy y luego monitorear su progreso. Los planes de aprendizaje pueden incluir recursos dirigidos por un instructor o al ritmo propio del alumno, o ambos. Además de clases, videos, cursos web y tutoriales, hay disponibles documentos técnicos, como la Guía de terminología de ArcGIS.
A medida que avanza la migración, los SPOC trabajan directamente con las personas para ayudarlas a identificar las rutas de cursos más adecuadas en función de su experiencia con ArcMap y ArcGIS y los flujos de trabajo GIS que realizan.
“No empezamos sabiendo cuáles son estos caminos y cómo podríamos organizar los recursos de manera tan concisa”, dijo Sims. “Ha sido un trabajo progresivo para llegar a este punto”, continuó.
“Con situaciones de trabajo remoto debido a las restricciones de COVID-19, el aprendizaje electrónico de Esri y el aula en línea dirigida por un instructor han brindado la capacitación oportuna y necesaria para ayudar a todos a migrar de manera efectiva y eficiente”, dijo Sims.
Si bien no es obligatorio, se recomienda enfáticamente la capacitación. Sims habla con frecuencia sobre los recursos de capacitación en el equipo del proyecto y en las reuniones de la junta directiva, y estos se destacan de manera especial en sus comunicaciones con los usuarios.
La edición 2021 del Austin Bike Map fue producida por Alan De Anda completamente en ArcGIS Pro por primera vez.
Mantener el rumbo con comunicaciones creativas
Desde el principio, Green enfatizó la importancia de la comunicación. La gestión eficaz del cambio requiere una atención continua para crear conciencia de que se avecina un cambio y compartir información sobre el progreso del proyecto, así como sus beneficios para la organización y para cada individuo afectado. Para Sims, la comunicación es una prioridad máxima.
Los créditos EAP de la ciudad le permitieron continuar trabajando con Green quincenalmente en la fase 2.
La comunicación es un tema frecuente en sus discusiones.
“Michael ha sido realmente fundamental para ayudarme a desarrollar el lenguaje, los puntos de mensajes clave y la forma en que abordamos la capacitación”, dijo Sims.
Ella aprovecha los datos para comunicar el estado actual del proyecto. Sims creó un informe para cada departamento que muestra mensualmente la instalación y el uso de licencias de ArcMap y ArcGIS para sus usuarios.
El informe está codificado por colores, lo que facilita la visualización de cómo crece el uso de ArcGIS dentro de cada departamento a lo largo del tiempo o, en algunos casos, se queda atrás de las expectativas. Cuando los gerentes ven que una persona todavía usa principalmente ArcMap después de recibir soporte de migración de ArcGIS, se comunican con esa persona para analizar los recursos de capacitación y reforzar los beneficios de migrar a ArcGIS Pro.
Sims también crea presentaciones, folletos, infografías y tableros visualmente atractivos para comunicarse con las partes interesadas del proyecto y los usuarios GIS. Ella envía un boletín mensual a todos los empleados que tienen ArcGIS en su dispositivo. Los temas de comunicación incluyen actualizaciones de proyectos, recursos de capacitación y nuevos e interesantes productos de información que se han creado.
Un ejemplo es la edición 2021 del Austin Bike Map. Anteriormente, el personal usaba ArcMap para crear el mapa y luego exportaba el trabajo de línea simple a Adobe Illustrator, donde se estilizaban las rutas para bicicletas y se colocaban sobre el mapa base de la ciudad. Ese flujo de trabajo a veces creaba discrepancias entre el mapa y la base de datos GIS.
“Si se pusieran en línea nuevas rutas para bicicletas durante el proceso de diseño, se agregarían en Illustrator, pero a veces faltarían las actualizaciones en el GIS”, dijo Alan De Anda, analista geoespacial senior en el grupo de Servicios de Tecnología y Datos del Departamento de Transporte de Austin.
“Los datos del mapa base también podrían volverse obsoletos, lo que puede suceder muy rápidamente en una ciudad que crece de modo tan veloz como Austin”, continuó De Anda. “Ahora, todas nuestras capas geográficas se mantienen y estilizan en ArcGIS Pro, y solo se exportan a Adobe Illustrator para combinarlas con el arte infográfico”.
Todas las comunicaciones están diseñadas para reforzar la conciencia sobre la migración y responder preguntas que los usuarios GIS pueden pensar pero no verbalizar, como ¿Por qué estamos haciendo esto? y ¿Qué gano con esto?
“Un aspecto que realmente agrega valor a la comunicación desde una perspectiva de cambio es que Shanon integró las actividades de gestión de cambios directamente en su plan de proyecto”, dijo Green. “Ella está operando desde un plan, no dos, lo que agiliza la ejecución y le sirve bien”.
Un GIS sostenible para el futuro
El grupo final de departamentos pronto comenzará su migración. La ciudad está bien posicionada para cumplir con la fecha límite autoimpuesta de marzo de 2023.
Sims, que comenzó su trabajo en CTM solo cinco semanas antes de que la pandemia de COVID-19 obligara a los empleados a trabajar desde casa, está satisfecha con el enfoque unificado de la ciudad para construir una infraestructura GIS moderna y sostenible. Pero a pesar de lo importante que es la tecnología, ella valora más el lado humano del proyecto.
“Tenía una ventana muy pequeña para conocer a mi equipo y conocer los entretelones de las operaciones del gobierno de la ciudad. Su apoyo ha sido tremendo. No podría pedir un mejor grupo de personas para trabajar”.
Este artículo originalmente apareció en la edición global de ArcUser
Primavera de 2021
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